上海專業(yè)策劃年會公司 人員配置關于客房
客房部經(jīng)理應該了解的情況包括：客人們何時到達飯店？他們是否需要掃描信用卡？客人中是否包括主辦方愿為其承擔一切費用的貴賓？除房間迷你吧鑰匙以及快速結(jié)賬申請表格之外，客房的兩把鑰匙是否也需分開交給客人？客人是否會要求客房升級，或在住宿方面有特殊要求?如提供殘疾人士專用房間 (為殘疾人或有不便走動的心臟病患者準備的客房，位于電梯旁邊)、上網(wǎng)電腦或傳真機？貴賓客房有何要求？這一點對于亞洲客戶可能比較重要。在亞洲，總統(tǒng)套房通常設在飯店頂層，同一樓層中不設工作人員房間或其他貴賓房間?？腿耸欠駮诜块g擺放兩張或一張雙人床？親友是否會同住一間房？會不會有客人們提出住在相鄰或相近的房間？是否有客人希望提前登記入住或推遲結(jié)賬？ 是否需要設立多個臨時登記處也是一個值得考慮的問題。
客房部也應該知道客人的抵達時間，以便安排充足人手來快速收拾房間。 他們也應該知道你是否會使用一些房間作為集體更衣室，那樣的話，他們就可以提前準備額外的毛巾和洗浴用品。他們還要保證安排一個服務員檢查和更新客房的物品配備。你可以向負責客房迷你吧的服務員提出飲料方面的特殊要求，如在冰箱中只放人可樂或果汁。只要你提前通知，這一點是可以安排的。所有這些項目都包括在任務工作單和你列出并交給飯店的抵達及出發(fā)客人名單中，但如果你為每部分工作指定一名負責人，在籌備會議上，你就可以和他們一起來檢查所有事項，這樣能保證有關信息傳達下去，你也能聽到他們對于你的日常安排的意見。在客人抵達當日，你要確保手下有足夠人手，以便查看客房，特別是貴賓客房和有特殊要求的房間。
我曾兩次在五星級飯店查到過完全未做入住準備的客房，一次在加利福尼亞，另一次在加勒比。在加利福尼亞的那次，那個房間顯然很久無人使用甚至長時間沒有清掃。那是一間配有電腦的貴賓客房，也是飯店當時唯一一間高級別的客房。一隊人馬趕來將這個房間收拾利落，進行了清掃、噴灑了香水，家具是從別的房間里搬來的。當客人到來時，房間已經(jīng)準備好了，絕對無可挑剔。假如我們之前沒有進行檢查，迎接客人的就將是一個蛛網(wǎng)密布、空空蕩蕩的房間。
關注細節(jié)的理念不僅適用于會議、展覽會、獎勵會議，而且對籌款活動、婚禮慶典以及其他特殊活動同樣重要。有人說過這樣一句話，細節(jié)決定成敗，這絕對不假。有效溝通是其中的關鍵。信息的共享極其重要，它的關鍵是不斷地發(fā)現(xiàn)你所不知道的東西，訣竅則是永遠不要主觀臆斷。
—定要讓所有人都意識到并明確知道你希望達到什么目標，如何達到目標以及在何時何地為何達到這一目標。只有這樣，你才能成功舉辦一次讓所有人滿意的、不出任何紕漏的活動。
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