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活動(dòng)策劃看活動(dòng)策劃專家的完全策劃執(zhí)行手冊(cè)
活動(dòng)策劃專家,策劃執(zhí)行手冊(cè),活動(dòng)策劃

  一、“活動(dòng)沒有‘彩排’,只有‘現(xiàn)場(chǎng)直播’。

  活動(dòng)開始之前,你及你的活動(dòng)小組可以花一周,一個(gè)月或者是三個(gè)月的時(shí)間進(jìn)行活動(dòng)的前期準(zhǔn)備工作。一旦活動(dòng)開始便無法停止或重演,活動(dòng)可能按你所想象的一樣如期順利進(jìn)行,也有可能因?yàn)槟阄纯紤]的因素而出現(xiàn)意外,導(dǎo)致活動(dòng)無法繼續(xù)、活動(dòng)結(jié)果不如人意或是徹底失敗。后者是所有人都不愿看到的結(jié)果,但卻因我們這樣那樣的疏忽、不周全的考慮、失誤及僥幸心理而時(shí)時(shí)在我們周圍發(fā)生著。

  二、魔力來源于細(xì)節(jié)。

  “細(xì)節(jié)決定成敗”完全可以成為一名活動(dòng)策劃者的座右銘。

  1、動(dòng)手。把你想到的有關(guān)活動(dòng)的內(nèi)容信息都寫下來,包括已經(jīng)確定的、需要再討論的不確定因素等一切信息。隨著活動(dòng)準(zhǔn)備的進(jìn)行,隨時(shí)更新你的記錄,它將有助于你掌控整個(gè)活動(dòng)準(zhǔn)備的進(jìn)度,使之按你的想法有條不紊地進(jìn)行,那些不確定的因素、環(huán)節(jié)也將按計(jì)劃一步步得以落實(shí)、確定。

  2、動(dòng)腦。

  在活動(dòng)準(zhǔn)備的各個(gè)階段,你需要像放幻燈片一樣反復(fù)地、一遍又一遍地想象活動(dòng)整個(gè)流程及各個(gè)環(huán)節(jié),有哪些細(xì)節(jié)沒有考慮周全,哪些因素存在隱患,哪些地方可以做得更細(xì)更完善,考慮整個(gè)活動(dòng)所有能考慮的細(xì)枝末節(jié),確保在活動(dòng)開始前排除所有可能威脅到活動(dòng)順利進(jìn)行的不安全隱患。

  3、謹(jǐn)記墨菲法則。

  可能會(huì)出錯(cuò)的事情一定會(huì)出錯(cuò)。

  三、活動(dòng)策劃五步曲。

  1、初步策劃及費(fèi)用預(yù)算

  1)首先決定是否有必要舉辦該活動(dòng),該活動(dòng)是否有價(jià)值。

  2)決定活動(dòng)規(guī)模?;顒?dòng)規(guī)模取決于:活動(dòng)目的和資金。

  活動(dòng)目的:確定活動(dòng)希望達(dá)到的目的,因?yàn)榛顒?dòng)目的決定了你下一步如何制定活動(dòng)計(jì)劃。

  活動(dòng)資金:考慮兩點(diǎn)A、是否有足夠的資金舉辦此活動(dòng) B、能預(yù)備多少資金舉辦此活動(dòng)。

  3)活動(dòng)初步策劃。

  4)制作活動(dòng)成本表,列出費(fèi)用預(yù)算及支付計(jì)劃。

  2、活動(dòng)時(shí)間

  1)制定關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表(活動(dòng)準(zhǔn)備完成時(shí)間)

  2)原則:確定活動(dòng)時(shí)間,向前排出每天應(yīng)當(dāng)做的事,活動(dòng)策劃,確保在方案實(shí)施前一天將所有事情完全定下來,留足時(shí)間檢查關(guān)鍵時(shí)刻的各種細(xì)節(jié)。

  3)確保每一個(gè)工作人員在活動(dòng)開始前處于精神飽滿的最佳狀態(tài)。

  4)確保每一個(gè)重要截止時(shí)間成為你關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表上的一部分。注意來賓人數(shù)變更時(shí)間和活動(dòng)在取消而不造成損失的最后日期。

  5)工作表

  A、作用在于確認(rèn)什么人做什么事,可比作一本工作流程手冊(cè),包含活動(dòng)的所有信息,以便降低出錯(cuò)可能,減少因疏漏導(dǎo)致的意外。

  B、安排專門人員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備該工作表,負(fù)責(zé)控制填入的信息。

  C、工作單開頭是一份“通訊錄”,記錄活動(dòng)委員會(huì)成員的姓名、職務(wù)、電話號(hào)碼甚至家庭電話。

  D、將工作單提供給供應(yīng)商和主要工作人員,并及時(shí)更新。

  6)活動(dòng)的時(shí)間安排:一年中的某一月,一星期中的某一天,一天中的某個(gè)時(shí)間。

  A、考慮參會(huì)人員是否需要換裝參會(huì),時(shí)間是否充裕;

  B、考慮參會(huì)人員從何處趕來,該時(shí)段的交通情況如何,能否按時(shí)趕到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng);

  C、工作人員是否留有充足的時(shí)間在第一個(gè)客人到場(chǎng)前至少半小時(shí)趕到會(huì)場(chǎng)完成吃飯、停車、換裝等個(gè)人準(zhǔn)備;

  D、會(huì)議開始前這個(gè)時(shí)段的停車位是否充足;

  E、活動(dòng)會(huì)持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間,是否對(duì)參會(huì)人員次日的工作、生活造成影響,以至參會(huì)人員無法全心投入活動(dòng)中。

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    文章發(fā)布時(shí)間:2013-01-11 22:55:34
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