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要讓你的活動獲得成功，―個重要條件是選—個日子。在選定活動日期時，除了保證大多數(shù)人能夠出席之外，還需考慮其他因素,例如,在你的活動日期前后有沒有其他事情發(fā)生？如果你邀請客人帶孩子一起來參加活動，那么活動最好不要安排在第二天有課的晚上，客人們都不會久留，因為父母和孩子第二天都要早起上班上學(xué)。將活動時間推遲到周末會是個更現(xiàn)想的選擇，如果！ 在工作日，夫妻雙方或一方要從工作地點趕來參加活動都必然會動用兩輛車， 安排在周末則會避免這種情況。如果你仍然決定將時間定在工作日的晚上，這個時間是否位于考試之前或考試之間？這也會給你的活動帶來影響。一家公司曾經(jīng)考慮在萬圣節(jié)的第二天晚上舉辦一個節(jié)日慶典的開幕式，并打算邀請孩子們和年輕人參加。有人認為這樣的安排是不妥的，因為接連兩個忙碌而興奮的夜晚會讓孩子們在第二個活動中感到過于疲憊，煩躁不安。

想象你在6月份的一個星期六的晚上來到一家飯店，參加一個要求出席者穿宴會小禮服并帶黑領(lǐng)結(jié)的晚會。到場后，你發(fā)現(xiàn)大廳里站著不少警察，而飯店的一間舞廳里正在舉行學(xué)校包場舞會，場面顯得有些亂。不久，消防隊和救護車來了，舞廳里有人昏倒了，需要立即搶救，這一切都是可能發(fā)生的——這一切的確曾經(jīng)發(fā)生過！

你應(yīng)該避免在學(xué)校包場舞會的隔壁舉行活動。你一定得事先問清楚， 在你搞活動的同時，飯店內(nèi)還會舉行其他什么活動。

在完成你的計劃之前，你應(yīng)當(dāng)考慮一下季節(jié)因素。5月和6月是婚禮和學(xué)校舞會的高峰期， 11月和12月是慶賀節(jié)日的高峰期。有沒有需要引起你注意的地方呢？你考慮前往的旅游目的地是否正處于一年中雷電和山洪的多發(fā)期呢？那里是不是颶風(fēng)肆虐的季節(jié)呢？路面交通會不會因為當(dāng)?shù)卣幵陲L(fēng)雪的季節(jié)而經(jīng)常癱瘓呢？這些因素都可能給在滑雪勝地召開的會議帶來影響

如果你要舉行一次類似新車發(fā)布會的公司活動，而且可供選擇的時間有限,你最好在客人下榻的飯店舉行告別宴會,這樣做有諸多理由.其中包括你可以通過承諾讓飯店來負責(zé)告別宴會的食物和酒水來換取客房和會議場租金的優(yōu)惠。假如參加活動的客人都是來自外地，而且他們打算第二天一大早就離開在飯店舉行告別宴會就可以使這些客人早些撤離宴會，回房收拾行李，為第二天啟程做好準(zhǔn)備，他們就不必為了等待回飯店的班車而不得不等到活動結(jié)束。

節(jié)假日

仔細考慮你計劃舉辦活動的日期。你計劃的活動時間會不會與某些節(jié)假日發(fā)生沖突？如果你的活動是在另外一個國家舉辦，那么你不但要考慮國際假日，還得考慮當(dāng)?shù)毓?jié)日對你的活動的影響。比如說，馬來西亞的開齋節(jié)，這個節(jié)日是用來慶祝禁食及禁酒月的結(jié)束，是穆斯林的一個特殊的節(jié)日。這個節(jié)日為期兩天，是國家的法定假日，所以很多商家在這兩天都會暫停營業(yè)。如果你的活動是在吉隆坡舉行，你就有必要了解這一情況，并將它寫進你的計劃書里。 仔細考慮一下這些因素會給你的活動帶來哪些影響，然后據(jù)此調(diào)整你的計劃。 如果你的活動在墨西哥舉行，那么你的客人也許還有機會在瓜達盧佩圣母節(jié) 〈12月12日，墨西哥的民族節(jié)日〉時欣賞到盛大的燭光游行。這對你的客人來講將是難以忘懷的美好記憶，但你必須提前弄淸楚，這樣的慶祝儀式會在哪兒、 以什么樣的方式影響你的活動。在世俗文化中，人們往往容易忽略世界其他地方宗教的巨大影響。

當(dāng)我在摩洛哥考察活動地點的時候，我乘坐一輛豪華轎車沿途旅游。 我親身體會到了宗教對會議行程安排的影響力。我們的轎車司機是一名穆斯林教徒，一天之內(nèi)他五次接到通知去作祈禱。我們就得根據(jù)這些斷斷續(xù)續(xù)的事情調(diào)整我們的約會時間表，以表示我們對司機以及我們供應(yīng)商的宗教信仰的尊敬.

請別讓你的活動與任何長假或慶祝活動的時間相沖突，比方說母親節(jié)或父親節(jié)，因為這是家庭團聚的日子。春假也是一個問題（時間常常有變化〉，到了夏天的時候你可能發(fā)現(xiàn)你想找的每一個人好像都到鄉(xiāng)下度假去了。

一年中的什么時候最合適？

為什么一年中有的時候特別適合你開展活動呢？來看看以下原因吧。到底是這個時候合適，還是其他時候更恰當(dāng)呢？

會議

新車發(fā)布會通常都是在秋季舉行。汽車經(jīng)銷商希望在這個時候與廠家碰碰面看看新產(chǎn)品。你應(yīng)該確保你發(fā)布新車的時間也是你激起市場的期待和驚喜的時間與經(jīng)銷商拿到新車的時間不會間隔太長。你應(yīng)該保持高漲的勢頭。這種做法不僅適用于推銷產(chǎn)品，也可用于推廣各種政策和程序。不要將公司的新政策或者新程序介紹一通，卻不盡快將其付諸實施.

籌款活動

你所希望邀請的客人和支持者此時是否都在城里？如果你的活動想邀請社會上層人士參與，請記住他們可能會因冬季的到來而在國外待很長一段時間。

你的活動會不會受到其他正在進行的重大活動的影響呢？比如電影節(jié)或音 樂節(jié)？你將會和誰競爭呢？查一査當(dāng)?shù)氐膱蠹垺㈦s志，咨詢一下旅游和會議管理辦公室，看看什么時間會有什么活動在進行。還有一些公司專門給自己的會員提供即將開展的活動的詳細信息。咨詢一下你的旅游和會議管理辦公室，看在你的活動區(qū)域里是否有這樣一個公司

獎勵活動

你選擇的時間是否既對客人合適，又對公司合適呢？你是不是在傳統(tǒng)的家庭團聚時間里（比如在暑假或周末）讓大家來參加活動？

當(dāng)你考慮組織旅游的時候，你的旅游目的地是否在這個時候有最大的吸引力？陽光燦爛的巴巴多斯在冬季應(yīng)該是很有魅力的但在夏季卻不盡然。在你制定出行計劃的時候，是否考慮到了季節(jié)因素呢？當(dāng)時是風(fēng)季節(jié)還是雨季？你可以向當(dāng)?shù)芈糜尾块T咨詢一下某旅游目的地過去的氣候記錄。

如果改變一下時間，是否能使價格更優(yōu)惠一些呢？比如，對外國人來說，美國的頂級飯店在陣亡戰(zhàn)士紀(jì)念日、感恩節(jié)和選舉周能提供很優(yōu)惠的價格。在飯店住宿方面省下來的資金則可以用于拓展活動項目。

在飯店有較高的空房率時,你往往可以從以下幾方面得到些許實惠：

享受免費的簽到歡迎招待會

享受免費的客房禮物或一些便利

享受免費的溫泉或獲贈健身俱樂部的人場券

可提前登記人住

可延遲結(jié)賬退房

兌換票面價值相等的外幣（例如，可以使用與美元同等票面價值的加拿大元）

享受免費的早餐

升級的客房。有的飯店提供優(yōu)惠客房服務(wù)，享受此待遇的客人每天早上可以獲得免費的歐洲大陸式早餐，每晚可獲贈免費開胃菜?；顒訁⑴c者不僅可以享受更好的客房，而且從免費早餐這一項省下的錢可以花在其他更需要的地方。

享受免費的雞尾酒歡迎招待會

額外的貴賓套房

團隊客人中提前人住飯店或推遲退房的，也可以享受優(yōu)患的客房價格

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