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上海實(shí)惠活動(dòng)策劃公司：活動(dòng)策劃預(yù)算的細(xì)分——成本表

當(dāng)你開始策劃活動(dòng)時(shí)，應(yīng)在成本表上列出你規(guī)劃的預(yù)算，這樣你可以清楚地知道哪些項(xiàng)目可以在不超出預(yù)算的情況下添加進(jìn)去。成本表也告訴你應(yīng)如何使用資金，幫助你看到還有其他可選項(xiàng)目，并看看如何在不超出預(yù)算的情況下實(shí)施這些項(xiàng)目。例如，在你列出成本表、了解了預(yù)算的收支平衡點(diǎn)后,你可能會(huì)決定采用飯店所提供的簡(jiǎn)單蠟燭，而不是使用復(fù)雜精美的花飾，以便把省下來(lái)的錢用在雞尾酒招待會(huì)上。你的目標(biāo)是創(chuàng)造一個(gè)令人難忘的活動(dòng)，并使開支不超過預(yù)算。你需要確保自己采取了所有可能的措施來(lái)達(dá)到這個(gè)目標(biāo)。不要等到活動(dòng)結(jié)束時(shí)才發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了預(yù)算。

由于每一次活動(dòng)都有不同的內(nèi)容，所以成本表沒有固定的公式或模式。當(dāng)你開始建立成本表時(shí)，應(yīng)該從頭到尾預(yù)想一下你的活動(dòng)，并擬訂一個(gè)大綱，然后再回頭逐條填寫所需資金。記住，所估算的費(fèi)用一定要用書面形式表達(dá)出來(lái)，不要接受口頭的東西。人員變動(dòng)非常普遍——他們今天還在這里，明天就可能走了。你需要書面確認(rèn)哪些項(xiàng)目包括在內(nèi)，哪些不包括在內(nèi)，并要求供應(yīng)商們?cè)敿?xì)列出每個(gè)項(xiàng)目。即使是一些看似不重要的項(xiàng)目，也請(qǐng)他們給出具體詳細(xì)的說(shuō)明。例如，小費(fèi)問題，是否要把小費(fèi)計(jì)算入總成本？還有沒有其他內(nèi)容也應(yīng)考慮列入成本表，比如小費(fèi)附加稅？這筆錢可以列入成本里，尤其是如果它影響了食品和飲料的價(jià)格。同樣，對(duì)食品和酒所征收的稅費(fèi)可能不同，有時(shí)對(duì)酒要征收10%的稅，食品則是8%。千萬(wàn)不要只靠主觀猜想。

弄淸楚還有什么額外的費(fèi)用，一定要將其納人到預(yù)算中。例如，有的會(huì)場(chǎng)會(huì)按你實(shí)際所用的電量收費(fèi)。在這種情況下，為了準(zhǔn)確地計(jì)算成本，你可以參考最近剛舉行過的同類活動(dòng)的成本數(shù)額，從而估測(cè)你需要多少預(yù)算。就娛樂項(xiàng)目而言，必須向藝術(shù)家支付一定的版稅(在美國(guó)支付給ASCAP或者BMI這樣的機(jī)構(gòu)，在加拿大支付給SOCAN).要確保你的計(jì)劃書中要開列為你操辦娛樂項(xiàng)目的公司須支付的版稅。計(jì)算機(jī)的電子表格程序(例如Excel)可以很快幫你計(jì)算出不同數(shù)量的客人所需要的總成 本。你也可以很容易地添加和刪除一些項(xiàng)目，然后看看它們會(huì)對(duì)底線產(chǎn)生怎樣的影響。

根據(jù)項(xiàng)目的添加和刪除情況，不斷地更新你的預(yù)算，并把這些文件存放在 不同的檔案里，給它們注明日期，編上號(hào)碼(如，修訂本1修訂本2）。你必須隨 時(shí)掌握預(yù)算的情況，以便對(duì)于應(yīng)該包括哪些項(xiàng)目做出合理的決定。賬單來(lái)的時(shí) 候，要先核實(shí)一下再繳費(fèi)。要確保你所支付的費(fèi)用是雙方已協(xié)定好的，不會(huì)出 現(xiàn)讓人感到意外的情況。適當(dāng)調(diào)整你的成本表。每收到一張賬單，把賬單所示 的實(shí)際費(fèi)用記錄在成本表上，與原先預(yù)測(cè)的數(shù)額進(jìn)行對(duì)比。預(yù)測(cè)的數(shù)額準(zhǔn)確 嗎？是否有些費(fèi)用是你預(yù)先沒有估算到的？特別注意賬單上有沒有什么項(xiàng)目是 經(jīng)過口頭批準(zhǔn)、而且已經(jīng)付費(fèi)但卻沒有被記錄下來(lái)的。這些費(fèi)用對(duì)底線有什么 影響？你是否應(yīng)該在其他方面調(diào)整預(yù)算來(lái)彌補(bǔ)這部分花銷？

當(dāng)你從創(chuàng)造性的策劃階段進(jìn)人實(shí)際操作階段時(shí)，你起初決定安排的一些項(xiàng)目可能會(huì)發(fā)生變動(dòng)。例如，你原計(jì)劃打算用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的開放吧來(lái)迎接客人，后來(lái)又決定改用一種特色飲料，而這種飲料需要租用特制的玻璃杯來(lái)盛。這筆租金會(huì)對(duì)你的預(yù)算產(chǎn)生一定的影響。漸漸地，費(fèi)用就會(huì)積少成多。如果你沒有及時(shí)更新成本表，那么你的預(yù)算可能會(huì)變得非常混亂。通過不斷地更新成本表，你的預(yù)算就會(huì)與實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用更為接近，同時(shí)這也使你能夠臨時(shí)添加一些項(xiàng)目，經(jīng)常會(huì)有這種臨時(shí)情況出現(xiàn)及時(shí)掌握財(cái)務(wù)情況還能有助你做出負(fù)責(zé)任的決定，例如，你在晚餐后提供開放吧，還是提供現(xiàn)金吧？也許你還有足夠的資金為客人準(zhǔn)備一個(gè)紀(jì)念品。

支付計(jì)劃

在簽訂合同之前，你應(yīng)該準(zhǔn)備一個(gè)支付計(jì)劃，以便考慮是否需要調(diào)整某些 載止日期。如果是為了配合支票或現(xiàn)金的交易而調(diào)整支付計(jì)劃的話，飯店和其 他單位一般都會(huì)比較配合。成本表是你制定支付計(jì)劃的基礎(chǔ)。如果原計(jì)劃的項(xiàng) 目或客人數(shù)量有變化，支付計(jì)劃也要相應(yīng)做出調(diào)整。在支付下一筆款項(xiàng)之前要 根據(jù)變化調(diào)整數(shù)額。

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