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王偉:做活動錢要用在刀刃上
王偉,活動,成本,活動策劃

  要提高活動運營的效益,一是開源二是節(jié)流。提高團隊管理水平,也是能否節(jié)約成本的一個重要因素。做活動往往是勞動密集型的,如果是在異地做活動,團隊本身的衣食住行就是一筆龐大的支出,比如說,住五星級酒店與租用民房費用差別就很大;選擇什么樣的交通工具、通過旅行社預定團體票與單個的臨時買票,差別也很大;有的活動需要動用幾十人、幾百人、甚至幾千人,是購買盒飯還是自己動手制作工作餐,成本差別都很大。這指的是硬性成本,更重要的是在各個資源的調配方面,一旦公司做大做強、形成了一定規(guī)模的資源調配網絡的時候,很多資源便可以就地調配,減少了中間環(huán)節(jié)、流通成本、物流成本以及人員成本。

  其中的物流成本里包括幾個環(huán)節(jié),首先是設備的交通成本,比如說平時做活動,需要將道具從長沙調到海南,往返要兩天,但如果我們有了便捷的資源網絡,就可以直接從海南、湛江或廣州就近調配設備,這樣,不僅節(jié)省了時間還可以節(jié)省相應的運費。藝人也是如此,如果在成都做活動,就可以近水樓臺的在當地找舞蹈團隊或者檔期相吻合的藝人。

  去年7月,新活動傳媒成功運作的哈薩克斯坦-海南推介會就是一個很好的例子,原本表演的舞蹈團要從長沙調過去,后來導演經過商議后決定直接從北京調,而且北京有專業(yè)的舞蹈團隊,資源可能更好,自然就節(jié)省了北京往返長沙的交通成本。同樣,機器設備也是在哈薩克斯坦當地租借的,不僅節(jié)省了成本,還免除了報關方面的麻煩。當然,前面我們也強調了,能夠合理的調配資源、節(jié)約成本,如果沒有長期積累的資源網絡是不可以想象的,要知道,羅馬可不是一天建成的。

  但是節(jié)省活動成本并不意味著要以降低活動的質量標準作為代價。

  對于活動公司來說,一方面不能多花客戶的錢,另一方面卻要給客戶提供最好的服務,這是活動運營公司贏得客戶的基本前提。這個看似矛盾的問題,其實操作起來也很簡單,就是把錢要用在刀刃上,有句土話說得好:“騎毛驢兒上酒吧,該省的省,該花的花!”,但不能為省錢而省錢,有時候在小的地方省錢了,結果可能得不償失,甚至釀成大錯。

  新活動傳媒做活動時,對外請的藝人給予的待遇總是超過標準,對自己的工作人員則能省則省,特別是在食宿方面,前提是質量予以保證。2007年廣東國際旅游文化節(jié)開幕式籌備期間,工作人員的盒飯一開始是在一家較小的餐館訂做的,價格便宜,低于廣州平均價格。但當發(fā)現(xiàn)它的質量與衛(wèi)生狀況不穩(wěn)定時,公司立即找到廣州最正規(guī)、規(guī)模最大的快餐店提供盒飯。道理很簡單,如果工作人員吃不飽吃不香,會影響精神和體力,進而影響工作效率。如果衛(wèi)生再出問題,造成非戰(zhàn)斗減員,則會直接耽誤籌備和開幕式演出,這個損失就太大了。

  有些時候做活動還會出現(xiàn)超支的情況,但是為了提高公司的知名度和本著對客戶負責的態(tài)度,也為了建立更好的、長期的客戶關系,即使費用超支了也必須將活動做完做好。比如天娛傳媒在做寧鄉(xiāng)國際佛文化節(jié)活動的時候,邀請了香港的曾志偉先生做主持人,他當時在美國,因天氣原因飛機根本無法起飛,但是活動不等人,為了對觀眾負責,導演組只好決定臨時換人,由他的兒子和另外一位香港藝人張國強先生頂替他出席,可是問題又來了,當天晚上香港至長沙的機票已經全部售空,火車又太慢,在這種情況下,可以從本地另選主持人,但公司沒有這樣做,而是當機立斷,決定開車去接!派兩名經驗豐富的司機不分晝夜從長沙開到深圳羅湖口岸接,回到長沙現(xiàn)場的時間離活動開始只有不到兩個小時,不僅驚心動魄,開車的成本甚至比機票高出很多,但是,為了保證客戶的利益,活動策劃,也為了保證寧鄉(xiāng)國際佛文化節(jié)不缺失亮點,就必須這么做,這個時候該增加的費用就一定要增加。所以,我們在做預算的時候,通常也會做一個不可預計的費用預算。

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