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上海經(jīng)驗最豐富公關策劃公司 活動策劃中的房間要求

2012-10-24 11:23:09

 

上海經(jīng)驗最豐富公關策劃公司  活動策劃中的房間要求

 

問:房間有沒有鋪設地毯?活動是否要求鋪地毯?還有什么其他選擇?

 
答:不要想當然地認為所有飯店和會展中心的多功能廳都鋪了地毯,實際上很多都沒有。在咨詢的時候應問清楚這一點。地毯可以租用,但要小心你的預算^租地毯也不便宜。舉行主題活動的時候,也可以定制和裝飾與布景相協(xié)調(diào)的地毯。比如,可以為新車發(fā)布儀式定做特殊的地毯(有白色條紋的黑色地毯),把大廳的地板變成公路的樣子,把要展示的各種布景沿著這條“公路,一路擺開。另外,對于以沙灘為主題的聚會,可以在一間工作室甚至宴會廳里鋪上塑料布,然后堆上沙子。
 
問:你是否需要舞池?
 
答:你需要舞池嗎?需要多大面積?要容納多少人?是所有賓客同時跳舞,還是分批跳?從常理判斷,你的賓客會不會喜歡跳舞?如果這是一次公司活動, 沒有配偶參加,那么設置舞池就不大合適。考慮一下跳舞需要多大的空間。舞池的面積應該達到每人3平方英尺,樂隊的樂手需要更多的活動空間,每件樂器需要20平方英尺的面積。對于一些非常特殊的活動,也可以采用一些不同尋常的舞池設計。可以在舞池中手繪一些圖案以烘托整體的氣氛。在婚禮上,可以把新郎新娘的名字寫在舞池地板上;也可以把舞池變成一個大棋盤,讓參與游戲的人充當棋子^記住,能夠約束你的,只有你的想象力和你的預算。
 
問:你計劃使用的活動場地有沒有固定的舞池?
 
答:就算你看不到,也不要以為那里就沒有設舞池。有時,固定的舞池就藏在地越下面,而這部分地毯是可以掀掉的。計算一下舞池能容納多少人,并檢查它是否保養(yǎng)良好。
 
問:舞池需不需要繳納租金?是否要支付安裝和拆卸舞池的費用?
 
答:檢查舞池時需弄清這里會產(chǎn)生什么費用。如果舞池需要安裝,那么要協(xié)調(diào)好它與安裝舞臺、視聽設備和燈光的時間。預算中還要包括所有的租金和工資。
 
問:房間內(nèi)是否需要陳設汽車等大型的展示物?籌款活動中有時會有這樣的展示物。是否有暢通的通道,以便將大件物品從卸車地點運送至展覽區(qū)?
 
答:一定要研究平面圖,避免出現(xiàn)擁擠的現(xiàn)象。有沒有給服務員留出順暢的通道?他們在每件展品附近行走是否方便?檢查所有過道的寬度和高度。所 有展品的布局是否合理,會不會顯得擁擠和雜亂?
 
問:大廳的門是否足夠?qū)?,以方便汽車等大件物品通過?
 
答:如果在這方面遇到問題的話,可以考慮拆掉大廳的門,但這通常要收取額外的費用。弄清楚拆掉大門需要多少費用、多長時間,以及是否還有其他 的限制。有時,搬運大件物品的時候需要經(jīng)過活動時并不使用的區(qū)域搬運時你要清楚這些區(qū)域是否可以通過3同時,你還要確定搬入大件的最佳時機,避免影響舞臺、視聽設備、燈光等的安裝工作。
 
問:地板能否承受汽車等大件物品的重量?
 
答:問問場地的管理人員,地板能承栽多大的重量。如果舞臺的臺板下面是樂池,那么就要小心了,這個區(qū)域可能無法承受汽車的重量檢查一下有沒有類似的需要你小心的區(qū)域。
 
問:房間的布局上需要遵守哪些消防與安全法規(guī)?
 
答:消防緊急通道在什么位置?標志是否明顯?有沒有被簾子遮擋?如果緊急出口被簾子遮住,那么必須張貼標志以標明其位置。一定要遵守所有的消防與安全法規(guī),否則,你可能被有關當局查封,還可能在保險方面遇到麻煩。
 
問:多功能廳的隔斷墻是否需要安裝就位?活動期間是否需要打開隔斷?
 
答:有時候,活動的前半部分在大廳的某個分區(qū)內(nèi)進行,而下半部分卻安排在另外一個分區(qū)。如果這兩個分區(qū)是相鄰的,那么你就需要了解它們之間的隔斷是自動開合,還是手動開合。另外,如果你需要打開隔斷,以便讓客人更方便地進入相鄰的分區(qū),那么你就需要弄清楚,打開和關閉隔斷墻需要多長時間。開關由誰操作^是必須請大廳的工作人員操作,還是自己就可以操作?工會對這方面有沒有什么規(guī)定?將這些問題與負責你活動預訂事項的相關經(jīng)理討論清楚。

 


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