會(huì)議策劃如何合理安排活動(dòng)團(tuán)隊(duì)的配置
2013-01-11 12:35:57
對(duì)于活動(dòng)公司來(lái)說(shuō)，一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成主要包括活動(dòng)經(jīng)理人、策劃人員、編導(dǎo)人員、制片人員、技術(shù)人員、企宣人員、行政法務(wù)人員，這六個(gè)類(lèi)別人員的工作內(nèi)容和分工各不相同，但是他們之間就像一個(gè)還原的魔方的六個(gè)面一樣，每個(gè)面都相互關(guān)聯(lián)，并且內(nèi)部存在著一定的邏輯關(guān)系，任何一面不完整，整個(gè)魔方就不可能還原完全。因此，要讓各部門(mén)各工種都能充分發(fā)揮作用，就要對(duì)這六類(lèi)人員做一個(gè)系統(tǒng)性的人員規(guī)劃。同時(shí)，作為團(tuán)隊(duì)的管理者，更要了解每一個(gè)工種的特點(diǎn)以及團(tuán)隊(duì)中每個(gè)成員的優(yōu)勢(shì)和特長(zhǎng)。
以策劃為例，策劃需要很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性技能和方法，因此，策劃人員的特長(zhǎng)和興趣點(diǎn)可能不盡相同，這正好與活動(dòng)行業(yè)范圍廣、類(lèi)別多的特點(diǎn)相對(duì)應(yīng)。有些人可能擅長(zhǎng)商業(yè)推廣、選秀類(lèi)活動(dòng)的策劃，有些人則偏重旅游景點(diǎn)節(jié)慶活動(dòng)的策劃，有些人可能擅長(zhǎng)公益慈善類(lèi)活動(dòng)的策劃、有些人則可能偏好體育賽事類(lèi)活動(dòng)的策劃，而作為團(tuán)隊(duì)管理者，要根據(jù)不同的項(xiàng)目和需求來(lái)進(jìn)行人員的重新組合和調(diào)配，讓組合后的各工種人員能夠充分發(fā)揮自己的特長(zhǎng)，將優(yōu)勢(shì)最大化。
在在過(guò)去的工作和實(shí)踐中，我們對(duì)如何建立一支高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和志愿者隊(duì)伍進(jìn)行了總結(jié)，主要包括以下要點(diǎn)：
· 團(tuán)隊(duì)的規(guī)模要適當(dāng)、易于管理。最有效率的團(tuán)隊(duì)包含2到25人，而其中的大多數(shù)不超過(guò)10人。
· 選擇適當(dāng)?shù)娜藛T來(lái)組成團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)該合理搭配。
· 團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者需要得到更為專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)或具備專(zhuān)業(yè)經(jīng)歷，甚至具備個(gè)人魅力和感召力。
· 整個(gè)團(tuán)隊(duì)需要一套系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，借助培訓(xùn)來(lái)更好地完成任務(wù)。
· 團(tuán)隊(duì)成員之間，組織機(jī)構(gòu)的成員之間任務(wù)要明確，且要互相信任，互相支持。
· 在工作人員和組織機(jī)構(gòu)之間需要平行及垂直的交流。
· 要賦予團(tuán)隊(duì)成員和志愿者必要的權(quán)力和實(shí)實(shí)在在的責(zé)任。
· 在工作環(huán)境中營(yíng)造快樂(lè)、輕松、幽默的氛圍。
· 對(duì)于團(tuán)隊(duì)成員和志愿者的貢獻(xiàn)要給予充分地肯定。
· 要?jiǎng)?chuàng)造機(jī)會(huì)讓團(tuán)隊(duì)成員和志愿者慶祝自己的成功。
一名優(yōu)秀的的活動(dòng)項(xiàng)目經(jīng)理需要具備以下的能力和技能：
· 建立并運(yùn)用團(tuán)隊(duì)，并具備領(lǐng)導(dǎo)才能
· 成功地認(rèn)定任務(wù)之所在，并保質(zhì)保量按時(shí)完成任務(wù)
· 把項(xiàng)目計(jì)劃與活動(dòng)的戰(zhàn)略、營(yíng)銷(xiāo)和藝術(shù)內(nèi)容等計(jì)劃整合在一起
· 按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理
· 能有效地運(yùn)用財(cái)務(wù)控制、指標(biāo)、和報(bào)告
· 制定活動(dòng)的供應(yīng)計(jì)劃，管理合同
· 具有一定溝通技巧和語(yǔ)言表達(dá)能力
· 聯(lián)絡(luò)并管理眾多的外部利益相關(guān)者，包括公共和私營(yíng)的組織機(jī)構(gòu)
· 為管理高層和客戶(hù)撰寫(xiě)管理進(jìn)度報(bào)告，包括項(xiàng)目評(píng)估和項(xiàng)目總結(jié)
· 具備該活動(dòng)以及相同領(lǐng)域中其它類(lèi)似活動(dòng)的知識(shí)
除了人員的優(yōu)勢(shì)組合之外，還有一種組合方式可以增加公司的軟實(shí)力，活動(dòng)策劃，那就是選擇性的專(zhuān)業(yè)外包。一個(gè)專(zhuān)業(yè)的預(yù)期效果的實(shí)現(xiàn)，甚至還可能為活動(dòng)增色。那么我們要做的工作就是將這些專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)整合進(jìn)我們的團(tuán)隊(duì)中，通過(guò)長(zhǎng)期合作，讓這些專(zhuān)業(yè)人士變成我們團(tuán)隊(duì)的一部分。從另一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，我們投資一百萬(wàn)，買(mǎi)一套設(shè)備，一年可能只用一次，而如果把這一百萬(wàn)包給專(zhuān)業(yè)的設(shè)備公司去做，一年可以用十次，這樣又符合批量采購(gòu)的原則，可以為公司節(jié)省很多預(yù)算成本，而且也解決了這些工作人員在活動(dòng)中所涉及的保險(xiǎn)問(wèn)題?？梢哉f(shuō)，這是一個(gè)一舉多得的團(tuán)隊(duì)管理策略。
當(dāng)然，之所以說(shuō)有選擇的進(jìn)行外包，也不是所有活動(dòng)所需的設(shè)備都可以用這種租賃和外包的方式來(lái)完成，比如說(shuō)一些主題活動(dòng)中有特色的服裝、復(fù)雜的舞臺(tái)道具，這些都需要根據(jù)活動(dòng)主題的要求來(lái)訂做才能達(dá)到預(yù)期的表現(xiàn)效果。
最新文章
