新活動行業(yè),行家,雜家,活動策劃
前面說過,活動策劃,活動行業(yè)同其它任何文化行業(yè)一樣,都是一個從無到有伴隨著市場經(jīng)濟出生并發(fā)展起來的商業(yè)行為,因此它也同其它任何行業(yè)一樣要與第二方、第三方、甚至更多方的合作者發(fā)生商業(yè)行為上的聯(lián)系,而活動行業(yè)的獨特之處在于它是跨行業(yè)的資源整合媒體,所以,它所與之互動并發(fā)生業(yè)務(wù)往來的行業(yè)會更加多樣和復(fù)雜,基于此,合同的簽訂就顯得相當(dāng)?shù)闹匾?/p>
合同的定義是指:兩個或以上合同締結(jié)方之間規(guī)定相互之間的權(quán)力和義務(wù)的一個受法律監(jiān)督和約束的協(xié)議。合同描述合同締結(jié)方之間的相互交換關(guān)系。它既可以是書面的一紙協(xié)議,也可以是口頭上的承諾協(xié)議。在活動運營行業(yè),口頭協(xié)議容易在未來引起糾紛,俗話說得好,“口說無憑”,出爾反爾的事情比比皆是,而且活動執(zhí)行過程中環(huán)節(jié)太多,參與的人員和單位形形色色,更是容易出現(xiàn)對協(xié)議條款的理解歧義,為防止這種情況出現(xiàn),口頭協(xié)議在活動行業(yè)中并不常用,書面的合同協(xié)議是通常采用的恰當(dāng)方式。
我們通過實踐總結(jié),一個典型的活動行業(yè)的合同書應(yīng)該包含以下的內(nèi)容:
各合同締結(jié)方的名稱、地址、聯(lián)絡(luò)方式及其它的公司注冊信息
所提供服務(wù)或產(chǎn)品的細節(jié)――如設(shè)備、娛樂、場地使用等及其詳細描述
交換服務(wù)和產(chǎn)品的各種條件條款――各項交換的條件和約定必須清晰地表達出來,包括財務(wù)條款(支付方式等)、合同終止條款、約定的時間、雙方的責(zé)任和權(quán)力等
合同締結(jié)各方的簽名――表明各方對合同中規(guī)定的交換條件及其它協(xié)議等完全了解并同意
一般公司或企業(yè)所涉及的合同類型相對比較單一,諸如銷售行業(yè)的銷售合同,房租中介的租賃合同等等,這種單一性對于合同的制定要求反而低了很多,許多公司都可以經(jīng)過長期的摸索和總結(jié)創(chuàng)建出一套符合常規(guī)標(biāo)準模式的合同范本,格式化后便可以一勞永逸。
活動行業(yè)的行業(yè)性質(zhì)決定了其合同樣式絕不會像其它的行業(yè)那樣單一,而是形式多種多樣。比如說,之前可能有一個合作意向協(xié)議,緊接著,需要有一個大的框架協(xié)議,在活動項目確定后,還將涉及到一系列的合同,諸如演出、設(shè)備租賃、舞美制作等細節(jié)合作協(xié)議。因為活動行業(yè)的創(chuàng)新性特點以及每次活動主題的變更、成本預(yù)算的控制,導(dǎo)致相關(guān)合同不可能有一個通用的模式范本,各類合同也不可能按照同樣的標(biāo)準去衡量和解析,這無疑給活動公司的法務(wù)人員帶來了很大的挑戰(zhàn)。對于他們來說,一方面要精通普通合同簽訂的法律程序,另一方面又要非常了解活動行業(yè)的行業(yè)特點和靈活性,做到活學(xué)活用,具體事情具體對待,而不是完全照搬照抄以前的合同,或者試圖創(chuàng)建一種可以偷工減料的所謂格式化合同。
其次,就活動行業(yè)本身來說,它的時效性非常強。一個項目合同從簽下來到它開始執(zhí)行,時間非常短,通常在一個月或者兩三個月的時間里,會有很多合同一下子撲過來等著法務(wù)人員進行審核,因此,一個活動運營公司,至少要有一到兩個專業(yè)的法務(wù)人員來審核合同。即便如此,工作量仍然很大,因為一個項目有四五十份合同,但只給二三十天的審核時間,這也給法務(wù)人員造成不小的壓力。一方面要保證審核的質(zhì)量,另一方面又要考慮時間的緊迫性。所以,更加靈活的方法就是從原合同--業(yè)務(wù)部門--法務(wù)人員, 即由公司的法務(wù)人員提供以前用過的相對比較合適、完善的合同文本給業(yè)務(wù)部門做參考,然后由項目組的執(zhí)行人員根據(jù)項目的具體情況來起草合同,由項目負責(zé)人對相關(guān)業(yè)務(wù)條款進行初審,最后再交由法務(wù)人員審核。這樣做的優(yōu)勢在于,項目組的執(zhí)行人員會比法務(wù)人員更加了解整個項目的背景和細節(jié)情況,因此,對于合同的要求會更加的明確和有針對性,此外,由業(yè)務(wù)人員草擬合同也能夠提高工作效率,為法務(wù)人員節(jié)省時間。
但這種方式所面臨的問題是,它要求項目組的執(zhí)行人員一定要具備更全面的業(yè)務(wù)素質(zhì),要懂得合同草擬和簽訂的基本法律常識,不能過分依賴法務(wù)人員的審核,要把整個合同通讀一遍,然后按照具體情況去修改完善,而不是向法務(wù)人員要來一份之前類似的合同,改下數(shù)字和甲方乙方的名稱就OK了。
其實,公司的任何一個執(zhí)行人員,在保證不會犯低級的、常識性錯誤的基礎(chǔ)上,也要培養(yǎng)一種風(fēng)險意識,在談判和簽訂合同的過程中,要具備法務(wù)人員那種理性思考問題的能力,而不是感情用事或粗枝大葉。要知道,十次中出現(xiàn)一次叫風(fēng)險,如果每次都發(fā)生,那就只能叫做錯誤了。
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