當(dāng)組織確定舉辦媒體開放日
活動后，組織公共關(guān)系人員正式進入工作階段。舉辦媒體開放日活動，并不是只對媒體開放，大部分情況下媒體開放日應(yīng)該邀請非媒體的公眾代表參加。因為對媒體開放實際上是對全社會公眾開放，有非政府組織的各種公益性組織或消費者代表的參加能體現(xiàn)組織開放良的誠意，有利于增加組織開放日活動的效果。
組織確定參加開放日活動的媒體單位，主要應(yīng)考慮以下代表性：
(1)是否是具有國際、國家或地方影響力的媒體。
(2)是否在專業(yè)領(lǐng)域具有廣泛的代表性性。
(3)是否在消費者或公眾中美具有較高信任度或美譽度。
在可能的情況下，組織還應(yīng)該主動邀請一些具有敵意的媒體或公益組織代表參加媒體開放日活動，以便釋疑解惑、化解誤解。
舉辦媒體開放日活動，對媒體的邀請要具有廣泛性和代表性，因此數(shù)量可根據(jù)組織可接納的情況予以確定。
媒體開放日活動的主體內(nèi)容，要求
公關(guān)策劃人員一定要精心安排。
設(shè)計參觀程序或路線圖。組織邀請媒體來訪參觀，是組織主動開放自身的一項重大舉措，對組織未來的發(fā)展影響深遠。因而，如何參觀、怎樣展示自身是需要認真研究布置的。在設(shè)計參觀程序或路線圖時，要本著真實、真誠的原則，按照組織需要開放的內(nèi)容順序進行。參觀的程序或路線圖要合情合理、具有內(nèi)在的連續(xù)性和層層遞進性，既節(jié)約時間和體力，又科學(xué)有序、條理清楚，讓參觀者一目了然，內(nèi)心信服。
設(shè)計程序或路線圖最忌沒有條理、雜亂無章，東一榔頭西一棒槌，讓參觀者丈二和尚摸不著頭腦，越看越糊涂，那么開放日的活動就失敗了。
確定專人進行導(dǎo)引與講解。在相對獨立或封閉的環(huán)境中，組織在安排參觀工作時，必須要確定專人進行講解與導(dǎo)引，解答媒體記者或公眾代表的疑問，澄清事實，展示真相。講解或?qū)б藛T必須具有清醒的頭腦，對開放日活動的重要性有深刻的認識，語言表達流暢，思維敏捷。如果是重大的動亂或自然災(zāi)害的危機事件，則不必專門設(shè)置導(dǎo)引與講解員，可以讓媒體記者或公眾代表自己參觀即可。但必要的注意事項或路線圖則需要提前準備好。
設(shè)置專門的信息說明欄。在要開放的廠區(qū)、車間、實驗室、養(yǎng)殖場或事故現(xiàn)場等地，應(yīng)該安排或設(shè)置關(guān)鍵信息的說明欄，將有關(guān)的歷史、現(xiàn)狀、原委等重要信息予以文字說明，有利于媒體記者和公眾代表了解情況。事實勝于雄辯，實物場景的展示配以文字的說明，會具有極強的說服力。
安排當(dāng)事人、技術(shù)人員或親臨者現(xiàn)身說法。在媒體記者或公眾代表參觀中，組織可在一些關(guān)鍵地方，如實驗室、車間、種植園、：養(yǎng)殖園、事故現(xiàn)場等，安排專門的技術(shù)人員、工作人員或事故親臨者進行講解，由他們以專、業(yè)的講解或現(xiàn)身說法來證實組織的實際情況，以增加開放日活動的說服力及效果。只有親眼看、親耳聽，才能讓參觀者真正地了解組織、認識組織。安排必要的休息區(qū)。如果在參觀區(qū)地域較大，則可安排必要的休息區(qū)域，供參觀者進行短暫的休息，休息區(qū)可提供免費飲水。這種細心安排對媒體感受組織的誠意、增進對組織的了解是有一定幫助的。
