上海最有經(jīng)驗(yàn)活動(dòng)策劃公司 活動(dòng)場(chǎng)地:帳篷
如果你考慮在帳篷里舉辦特別活動(dòng),你應(yīng)該看看“貝西的婚禮”這樣你才能明白將某些因素考慮到預(yù)算中的重要性。在影片中,他們租用的帳篷上有補(bǔ)丁,下暴雨時(shí)小裂縫被迅速撕開,帳篷頂無法承受雨水的重量,有一部分塌陷下來,草地變成了泥沼地。
帳篷可以用作活動(dòng)的主要場(chǎng)地,也可以用作第二場(chǎng)地。例如,如果你考慮舉辦婚禮或特別活動(dòng),你可以在主場(chǎng)地迎接客人、舉辦招待會(huì),然后請(qǐng)客人到帳篷里坐下來進(jìn)餐。你也可以在帳篷里舉行整場(chǎng)活動(dòng)。帳篷可以提供陰涼,這對(duì)于運(yùn)動(dòng)會(huì)是很重要的。帳篷還可以在天氣惡劣時(shí)派上用場(chǎng)。如果你是在不允許吸煙的地方舉辦活動(dòng),比如歷史故居這樣的地方,你甚至可以考慮在主場(chǎng)地旁架起一個(gè)專門供吸煙者使用的帳篷。
你需要考慮什么樣的帳篷能滿足你的要求。用柱子支起來的帳蓬像馬戲團(tuán)的帳篷一樣有較高的尖頂,有框架的帳篷通常安裝費(fèi)很高,但有較多可使用的空間。具體情況可以與當(dāng)?shù)氐膸づ褡赓U公司聯(lián)系,但一定要讓他們提供真實(shí)樣品以備檢査實(shí)際質(zhì)量。公司一般都會(huì)有
產(chǎn)品目錄,但你一定要親眼看到實(shí)物。有時(shí)候目錄圖片看起來很漂亮,但實(shí)際上帳篷卻可能有斑點(diǎn),還布滿裂縫。找個(gè)時(shí)間到公司營業(yè)處實(shí)地看看,你才能知道他們的帳篷質(zhì)量如何、有哪些品種。你要單色的,還是要有條紋的?你要什么樣的側(cè)邊?為了保證帳篷沒有劃痕、裂縫、撕破的地方或其他明顯的破損,而且安裝情況完好,你應(yīng)該在合同里對(duì)這些方面有詳細(xì)的說明。側(cè)墻較臟的帳篷是不能接受的,必須刷洗干凈。這一點(diǎn)在合同里也要陳述清楚,并重點(diǎn)注明。同時(shí)還要規(guī)定完成清洗工作的具體時(shí)間。某次活動(dòng)就出現(xiàn)了這樣一個(gè)小插曲,當(dāng)客人們已陸續(xù)到達(dá)時(shí),安裝工人們還在清洗帳篷。
請(qǐng)帳篷租賃公司人員與你一起進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察,協(xié)助你決定哪種帳篷最適合你的需要。帳篷在相片里有多漂亮并不重要,重要的是帳篷是否適合在你的 活動(dòng)場(chǎng)地使用,是否滿足活動(dòng)的需要。在現(xiàn)場(chǎng)考查后,帳篷租賃公司應(yīng)該明確 告訴你,帳篷是否能固定在地底下還是需要將它固定在地面上,以及由此會(huì)有什么額外費(fèi)用。例如,如果你在停車場(chǎng)設(shè)置帳篷,你不可能在不損傷地面的情況下把帳篷固定在地底下;這種情況下就應(yīng)該把帳篷牢牢地固定在地面上;如果你是在泥土地上設(shè)置帳篷,那么你就要找那種可以在地下固定的帳篷型號(hào);如果帳篷是設(shè)在有樹的地方,你則需要考慮帳篷的頂部是否足夠高。如果有低空懸掛的電線,帳篷頂就不能過高。另外,帳篷有沒有設(shè)置在某個(gè)風(fēng)口上?
你應(yīng)該知道哪種帳篷最適合你的
活動(dòng)場(chǎng)地,而不是只注意哪種帳篷看起來漂亮。在未做現(xiàn)場(chǎng)考察之前不要簽訂合同。你現(xiàn)場(chǎng)考察時(shí),所有相關(guān)人員都要到場(chǎng)——帳篷租賃公司、宴席承辦商、為活動(dòng)提供桌椅的人員。不要只憑主觀判斷,而應(yīng)作精確的測(cè)量。你必須對(duì)擬定舉辦活動(dòng)的場(chǎng)地進(jìn)行測(cè)量才能決定是否可行。宴席承辦商應(yīng)講明他們有什么需要,如果他們?cè)趲づ窭镒鲲?,帳篷必須擁有良好的通風(fēng)條件。在燈光和用電方面還有什么要求?活動(dòng)場(chǎng)地的地面 是不是凹凸不平?如果是,必須準(zhǔn)備鋪設(shè)地板。你還應(yīng)該向消防部門咨詢,帳篷與現(xiàn)有的建筑物的距離應(yīng)該是多少。
你準(zhǔn)備設(shè)置帳篷的那片土地的所有權(quán)歸誰?你需要得到誰的允許?需辦理哪些許可證?需要帳篷許可證嗎?建筑許可證呢?需要土地使用許可證嗎?還需要辦理其他哪些許可證?你可能是在餐館所在的地方設(shè)置帳篷。餐館有土地 使用證,因此你在餐館的地產(chǎn)上設(shè)置帳篷需要得到餐館的許可,或者,你是在公園里舉行活動(dòng),那就必須征得公園和娛樂部門的允許,并從他們那里獲得土地使用許可證。你需要用水許可證嗎?你需要給帳篷接通電和自來水,還是自帶發(fā)電機(jī)?你的
活動(dòng)內(nèi)容和要求將決定你需要辦理哪些許可證誰來辦理這些許可證?每次舉辦活動(dòng)的情形都不一樣,沒有處處都適用的統(tǒng)一規(guī)則。檢查,檢查,再檢查。在合同里詳細(xì)寫出哪一個(gè)人負(fù)責(zé)辦理哪一種許可證,要求在活動(dòng)開始之前就拿到每個(gè)許可證的復(fù)印件。在活動(dòng)舉辦的當(dāng)天要確保所有的許可證都在手,以備檢查人員突然來訪。另外,還應(yīng)在檔案里存上復(fù)印件。
對(duì)所有可能產(chǎn)生的費(fèi)用事先要做到心中有數(shù)。要不要付場(chǎng)地租金?為了使宴席承辦人員可以在避開客人的地方準(zhǔn)備飯菜,是否需要單獨(dú)設(shè)置一個(gè)做飯的帳篷?
設(shè)置和安裝帳篷需要多少天?某汽車經(jīng)銷商準(zhǔn)備在汽車展區(qū)設(shè)置一個(gè)帳篷,用于舉辦一次私人活動(dòng)。結(jié)果他們發(fā)現(xiàn)必須在活動(dòng)前花兩天時(shí)間設(shè)置帳篷,這就意味著必須把展出的汽車挪到另一個(gè)地方放置三個(gè)工作日。因?yàn)檫@樣做將會(huì)影響他們的銷售,所以只能另找一個(gè)活動(dòng)地點(diǎn)。他們?cè)纫詾橹恍璋哑嚺沧咭惶臁?/div>
你應(yīng)該怎樣做才能拿到酒類飲品許可證?你怎樣做才能遵照許可證行事?在一些地方,酒類飲品只允許在封閉起來的區(qū)域供應(yīng),那么你的帳篷要怎樣設(shè)置才能符合這樣的規(guī)定?帳篷租賃公司有沒有消防出口標(biāo)志,還是應(yīng)該由你來準(zhǔn)備這些標(biāo)志?你應(yīng)該設(shè)置移動(dòng)衛(wèi)生間嗎?你可以參考有關(guān)規(guī)章制度,看看允許安置多少個(gè)衛(wèi)生間。(如果不遵守規(guī)章制度,活動(dòng)可能會(huì)被取締。
在預(yù)算允許范圍內(nèi),為女客人和男客人準(zhǔn)備各自的衛(wèi)生設(shè)施?,F(xiàn)在有供特別活動(dòng)租用的高級(jí)拖車式移動(dòng)衛(wèi)生間,里面安裝水池,有自來水,你可以不必再去租建筑工地上使用的移動(dòng)衛(wèi)生間。必須安排員工維持衛(wèi)生設(shè)施的清潔。
當(dāng)你舉辦帳篷活動(dòng)時(shí),帳篷設(shè)立與第二天活動(dòng)舉行之間的那個(gè)晚上的保安費(fèi)用也要計(jì)算在預(yù)算內(nèi)。這將保證二件事:已放置好的桌子和椅子的夜間安全;不期而來的客人不在帳篷底下“扎營”;帳篷在活動(dòng)當(dāng)天狀況完好。其他要納入預(yù)算的項(xiàng)目有:租用桌子、椅子、瓷器、銀器、布類用品、餐巾、裝飾、飲食服務(wù)人員 的費(fèi)用,以及其他相關(guān)的項(xiàng)目,例如備餐用的帳篷費(fèi)用和用電方面的費(fèi)用。記住,惡劣天氣會(huì)拖延帳篷的搭建速度。因此,你在安排送貨事務(wù)和計(jì)算準(zhǔn)備及搭建帳篷的時(shí)間時(shí)要把天氣因素考慮在內(nèi)。一定要弄清楚活動(dòng)前后帳篷設(shè)立的地方有哪些清掃費(fèi)用。你應(yīng)該負(fù)責(zé)請(qǐng)人打掃場(chǎng)地嗎?草剪了沒有?地面灑水了嗎?
除了以上提到的項(xiàng)目以外,還有地板鋪設(shè)、燈光、發(fā)電機(jī)、空調(diào)或取暖器的費(fèi)用,都應(yīng)該計(jì)算到預(yù)算里。很多人認(rèn)為在帳篷里鋪設(shè)地板不是必要的,但是除非你的預(yù)算實(shí)在有限,在草地上設(shè)置帳篷時(shí)一般應(yīng)鋪設(shè)地板。搭建帳篷可能需要兩天時(shí)間。如果地面潮濕又沒有時(shí)間晾干,那么沒有地板的話,桌椅就會(huì)陷到地里去。當(dāng)客人們掙扎著從陷下去的椅子上起來時(shí),他們會(huì)抓住桌子,這 樣桌子又進(jìn)一步陷進(jìn)地里去。這將給餐桌中心擺飾物、桌上的餐具以及整個(gè)餐 飲服務(wù)都帶來災(zāi)難。如果男賓們戴著黑領(lǐng)結(jié),女賓們穿著高跟鞋的話會(huì)發(fā)生什么狀況?或者是夜幕降臨,天氣涼下來,腳下的草潮濕了呢?所以鋪設(shè)地板還是 必要的,它能保證客人們的舒適感
如果是早春或暮秋,除了地板和燈光(供晚間活動(dòng)使用)的費(fèi)用以外,還必須考慮取暖費(fèi)。在比較涼爽的季節(jié)里,取暖器能使客人感到舒適。記住,熱氣會(huì)上升,因此要用天花板的風(fēng)扇把熱氣吹下來。取暖器也能使溫度比較均勻。例如,假設(shè)客人們先在主場(chǎng)地(如房屋內(nèi))參加雞尾酒招待會(huì),然后進(jìn)入帳篷里開始進(jìn)食主餐,你就應(yīng)該保證客人們進(jìn)入帳篷時(shí)同樣感到舒適。 |
可供選擇的側(cè)墻種類很多。你可以選擇那種天熱時(shí)可以卷起的側(cè)墻,為防止蚊蟲進(jìn)入,它設(shè)置了一層紗網(wǎng)。如果天氣變壞了,還可以把側(cè)墻放低。如果你想創(chuàng)造一些特殊效果,例如室內(nèi)煙花,那你則需要那種安裝了廢氣排放設(shè)施的 側(cè)墻。
如果你的活動(dòng)既提供室內(nèi)設(shè)施,也提供室外設(shè)施,那么你的帳篷應(yīng)該既可以作為遮陽避雨的工具,又可以用作分會(huì)場(chǎng)。如果是按照室內(nèi)和室外場(chǎng)地的總面積來決定會(huì)場(chǎng)的總?cè)萘亢褪苎腿说目倲?shù)的話,那么帳篷就不僅僅是容納多余客人的場(chǎng)所,它還成了該活動(dòng)極為重要的一個(gè)部分。你需要確保客人愿意從 室內(nèi)到室外來,并留在外面,這樣室內(nèi)才不會(huì)過于擁擠。一種方法就是在帳篷里供應(yīng)主餐,把客人吸引出來。要保證帳篷里有足夠的座位,有自助餐、音樂或其他娛樂項(xiàng)目,否則無法把客人留住。也可以不設(shè)自助餐,而讓客人互相傳遞著吃一些用手拿的食品和一些冷熱開胃小吃,這樣可以騰出空間安放更多的桌椅。桌子可以小一些,使得這里不像宴會(huì)而更像一個(gè)夜總會(huì)。通過這些方法,你成功地創(chuàng)造出兩個(gè)氣氛活躍的場(chǎng)地,而不是只有一個(gè)主場(chǎng),帳篷只是用來安排多余客人、沒有任何氣氛的地方。如果客人感受到的是一片死寂(沒有音樂和娛樂),沒有氣氛,只是盛放了一些食品和幾把椅子,帳篷里就會(huì)顯得毫無生氣,沒有任何吸引力,特別是如果你在另一個(gè)會(huì)場(chǎng)創(chuàng)造了充滿活力的氣氛的話,情況更會(huì)如此。在帳篷里準(zhǔn)備這些東西能把客人吸引過來并留在那里。當(dāng)你花了大筆資金舉辦活動(dòng)時(shí),卻在帳篷設(shè)置上斤斤計(jì)較,會(huì)先得無可理喻。通過在帳篷里舉辦動(dòng)感十足的樂隊(duì)表演、配上特殊的燈光效果或激光秀時(shí),你成功地創(chuàng)造了又一個(gè)興奮有趣的
活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)。
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