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         某位客戶要在上海舉辦一次獎勵活動，她明確提出了需要哪種客房，并且考察了所有的房間，其中包括海景房，即飯店可以觀看海上景色的最好的房間。在開預(yù)備會時我們發(fā)現(xiàn)，飯店想把客戶安排在條件略差的房 間里‘原來在我們簽訂合同之后，飯店改變了各類房間的名稱。幸好我們原 先的活動工作單不僅標注有合同里訂好的房間號，而且還注有房間的名稱和類型。他們把他們的新示意圖給我看，我則把我的舊示意圖和簽訂的合 同展示給他們看。他們說其他人已經(jīng)簽合同預(yù)訂了那些海景房，不能進行 任何變動，但我提出了異議。活動策劃的基本規(guī)則之一就是不要接受對方說“不”的回答。結(jié)果我們打電話給這家連鎖飯店的副總’他很快把事情解決了，我的客戶獲得了最初預(yù)訂好的所有房間。所以將合同原件和示意圖 帶在身邊至關(guān)重要，正因如此，我才能迅速采取行動，在客戶和客人到來之前把所有問題解決。

 

          當你舉辦一場活動時，你必須比客人提早到達，以確保一切都已準備就緒。一定要最后審查一遍你跟飯店和與活動有關(guān)的供應(yīng)商們簽訂的合同和準備的活動工作単。根據(jù)活動的復雜程度，提前審查工作少則需要三人，多則牽涉到千人。每個人都必須步凋一致。他們必須一批一批地按指揮工作，就像一個接力隊，每個人在最合適的時刻把短棒傳遞給下一個人。如果有人把短棒掉落在地上，另一個人必須立即把短棒撿起，繼續(xù)跑，而不落下一步。通過與相關(guān)人員核查你的合同以及活動工作單，你能確保合同里的每一項內(nèi)容都得到落實。你的目標是所有相關(guān)人員都能步調(diào)一致地工作，所有達成協(xié)議的東西都落實到位。

 

          另一個例子是在加勒比海游船上舉行的一次獎勵活動。我在客人到達之前飛到了每一個海港為他們的到來進行準備。我們已經(jīng)計劃在活動預(yù)訂 的最后一個海港下船舉辦告別慶典活動。當我星期五深夜到達這個海港 時，我注意到，在我們將舉辦告別活動的會場出口外的停車場上，有幾輛難看的載重卡車，卡車車主們把那里當作了周末停車的地方。這些卡車影響了會場的效果。所有的合同和通信聯(lián)系中都強調(diào)這個區(qū)域必須保持整潔暢 通。因為合同中已有明確規(guī)定，而且我有合同副本，所以我就找到卡車所屬的公司，請他們把車開走。