會議活動舉辦大型活動要注意的事項
2013-01-12 00:18:48
1.舉辦活動應(yīng)本著講求實效、突出特色的原則，避免雷同、重復(fù)。
2.活動應(yīng)及早籌劃與確定。邀請國外、境外人士前來參加活動，至少于半年前發(fā)出邀請，寄送項目說明資料。
3.由多個機(jī)構(gòu)共同舉辦的活動，要事先明確各自職責(zé)分工，避免多頭指揮、多頭對外。
4.確定開幕時間應(yīng)充分考慮當(dāng)?shù)亟煌?、氣候及工作?xí)慣等因素，開幕式盡量按原定時間舉行，避免時間過長。
5.開幕式主持人應(yīng)以適當(dāng)方式說明自己的身份(請禮儀小姐擔(dān)任主持人除外)。
6.開幕式宣布的出席活動領(lǐng)導(dǎo)人名不宜過多。在介紹“出席××活動的領(lǐng)導(dǎo)、貴賓”中，不應(yīng)包括主辦單位的領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)是外賓、外單位領(lǐng)導(dǎo)人。一般情況下各主辦單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)排在賓客后面(主辦單位領(lǐng)導(dǎo)是國家領(lǐng)導(dǎo)人的則應(yīng)先報);如有外國駐華大使參加的，其位置則應(yīng)提前(因其是外國元首的代表)。
7.開幕式剪彩活動能免則免，確需安排剪彩活動的，剪彩人不宜多。為節(jié)約起見，應(yīng)以彩帶代替綢帶。
8.在開場稱呼中，可按國際慣例稱“女士們、先生們”，或“貴賓們、女士們、先生們”，后面不必再加“朋友們、同志們”。
9.講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要盡量歸納，以節(jié)省鼓掌時間。使用現(xiàn)場翻譯時，應(yīng)盡量控制場面，使講話人與譯員相配合，不要在中文講完時中方人士立即鼓掌，應(yīng)而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌，以示對外賓的尊重。
10.考慮到翻譯上的困難，講話中避免使用國內(nèi)工作中常用的縮略語或慣用語，如“三改一加強(qiáng)”、“掃黃打非”等)或引用古詩、諺語。
11.對外講話中(含文件、資料)，宜用“我國”、“中國政府”等。
12.介紹地方或企業(yè)情況時，要突出重點，語言簡練，一忌長篇大論，由古至今，人文地理，面面俱到;二忌數(shù)字堆砌(如有必要，可提供文字資料)。
13.研討會不同于報告會，領(lǐng)導(dǎo)人講話、主題演講人不宜長篇發(fā)言。研討會不應(yīng)片面追求人數(shù)規(guī)模，而應(yīng)主題明確，主持人和演講人要有一定水平，能引起討論。研討會提問(含出訪時對方介紹情況后提問)，要盡量簡明具體，不必多說客套話。
14.介紹招商項目時，不宜以我方預(yù)計生產(chǎn)規(guī)模及投資數(shù)作過于準(zhǔn)確的描述，如“生產(chǎn)規(guī)模125萬噸，預(yù)計投資1650萬元”等。一是實際數(shù)字不可能如此精確，二是生產(chǎn)規(guī)模和投資額應(yīng)與投資者商定。
15.重要活動中，要適時提醒出席者關(guān)掉手機(jī)、尋呼機(jī)，或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)。
16.拜訪國外機(jī)構(gòu)時，應(yīng)提前進(jìn)行聯(lián)系、確認(rèn)，說明拜訪目的，一經(jīng)確認(rèn)，應(yīng)如約赴會。拜訪(含出席宴請)人數(shù)有增減，都應(yīng)提前通知對方。
17.組織出國展覽應(yīng)事先進(jìn)行市場調(diào)研，了解當(dāng)?shù)?a href='http://dulg.cn/huodongcehuaanli/xinpin/' target='_blank'>產(chǎn)品供需情況。參展企業(yè)和產(chǎn)品要有一定代表性，避免參展的同類產(chǎn)品互相壓價競爭。
18.嚴(yán)禁攜帶假冒偽劣、侵犯知識產(chǎn)權(quán)等違禁品參展。要遵守展覽規(guī)定，不違規(guī)零售展覽樣品，禁止出售清冊外的樣品和私人物品。
19.布展時應(yīng)聽從當(dāng)?shù)卣褂[組織者的統(tǒng)一指揮，不要隨意亂拉亂搶道具，攤位墻板不要用樣本代替標(biāo)準(zhǔn)圖片或文字說明。展品布置要注意展示和貿(mào)易效果，活動策劃，既不要因展品過少而使攤位空蕩，也不要雜亂無章地堆放展品，搞“雜貨鋪”或“擺地攤”。
20.嚴(yán)格按展覽規(guī)定的時間參展和撤展，不遲到，不早退。
21.展出時，接待觀眾要熱情、主動、耐心，不要在館內(nèi)扎堆聊天或攤位間相互亂串，出現(xiàn)攤位無人照管現(xiàn)象。展館和展位應(yīng)保持清潔，注意防火、防盜。
