會(huì)議策劃公司活動(dòng)的預(yù)算
2013-01-23 16:42:43
在策劃方案得到客戶認(rèn)可和批準(zhǔn)后，雙方的合作將進(jìn)入實(shí)際操作的階段。活動(dòng)主辦方(甲方或客戶)會(huì)要求活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司根據(jù)通過(guò)的策劃方案做出預(yù)算，通常在預(yù)算方案也被認(rèn)可和批準(zhǔn)后，雙方才會(huì)簽訂這個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目的運(yùn)作協(xié)議。這個(gè)運(yùn)作協(xié)議可能包括前期策劃費(fèi)用，也可能不包括，因?yàn)椴邉澷M(fèi)用有時(shí)在先簽署的策劃協(xié)議里已經(jīng)實(shí)現(xiàn)。
所以，在活動(dòng)的籌備階段，首先需根據(jù)項(xiàng)目策劃方案做一個(gè)詳細(xì)的預(yù)算。
說(shuō)到活動(dòng)的預(yù)算，很多人最先想到的應(yīng)該就是“錢”，從某種意義上來(lái)說(shuō)這是對(duì)的，因?yàn)榛顒?dòng)行業(yè)是個(gè)服務(wù)性的行業(yè)，活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司要為客戶服務(wù)，執(zhí)行客戶認(rèn)可的方案，客戶自然要支付一定的費(fèi)用，包括用于活動(dòng)本身的費(fèi)用和活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司的酬勞。
活動(dòng)的規(guī)模與客戶支付的金額成正比，錢的多少?zèng)Q定了活動(dòng)規(guī)模的大小，你要想花很少的錢做很大的活動(dòng)，幾乎是不可能的，除非在一些環(huán)節(jié)上偷工減料，而這必然會(huì)導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量的下降。
同樣的道理，一個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目花了許多不必要的費(fèi)用，那是對(duì)客戶的不負(fù)責(zé)任，不僅將損害客戶的利益，對(duì)活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司的品牌也是很大的傷害?？蛻襞c活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司的關(guān)系是相輔相成的，科學(xué)、合理地做好預(yù)算，把錢用到恰當(dāng)?shù)牡胤?，處理好成本控制與活動(dòng)質(zhì)量的關(guān)系，這是一門相當(dāng)需要經(jīng)驗(yàn)和智慧的藝術(shù)，只有把這項(xiàng)工作做好，才能令客戶滿意，維持與客戶的良好關(guān)系。
活動(dòng)的預(yù)算
1，制定預(yù)算
我們可以根據(jù)以下流程來(lái)制定預(yù)算：
一個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目的預(yù)算通常包括以下內(nèi)容：
一、演出人員費(fèi)用(包括明星及隨從和其他藝人、團(tuán)隊(duì))
1、出場(chǎng)費(fèi)
2、差旅費(fèi)
3、食宿費(fèi)
二、舞臺(tái)舞美設(shè)計(jì)制作費(fèi)用 (不含稅費(fèi))
1、舞美設(shè)計(jì)費(fèi)
2、基礎(chǔ)臺(tái)搭建費(fèi)
3、舞美裝飾費(fèi)
三、舞臺(tái)燈光、音響租賃費(fèi)
1、燈光租賃
2、音響租賃
3、LED租賃
四、特效演出費(fèi)用
1、煙花
2、舞臺(tái)特效：泡泡機(jī)、火焰機(jī)、冷焰等
3、維亞
五、電視錄制播出費(fèi)用
1、錄制設(shè)備租賃費(fèi)：轉(zhuǎn)播車、攝像機(jī)、搖臂等
2、錄制人員費(fèi)用：交通、食宿、勞務(wù)
3、播出費(fèi)
六、音樂創(chuàng)作及制作費(fèi)用
1、作詞作曲費(fèi)
2、編曲、 錄音、制作費(fèi)
七、服裝設(shè)計(jì)制作費(fèi)
1、藝人表演服裝
2、團(tuán)體表演服裝
八、道具設(shè)計(jì)制作費(fèi)
1、演員表演道具
2、觀眾氣氛道具
九、平面設(shè)計(jì)包裝費(fèi)
節(jié)目單、邀請(qǐng)函、工作證、海報(bào)、執(zhí)行手冊(cè)等。
十、活動(dòng)宣傳費(fèi)
十一、銷售費(fèi)用
十二、工作人員費(fèi)用
1、交通費(fèi)
2、食宿費(fèi)
3、辦公費(fèi)
4、勞務(wù)費(fèi)
十三、不可預(yù)計(jì)費(fèi)
市場(chǎng)是不斷變化的，上述項(xiàng)目的價(jià)格也不會(huì)一塵不變，會(huì)經(jīng)常波動(dòng)，預(yù)算的編制一定是建立在對(duì)市場(chǎng)價(jià)格充分了解的基礎(chǔ)上的，不能憑借過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)和印象來(lái)編制。比如某個(gè)明星，以前請(qǐng)他一直是十萬(wàn)元出場(chǎng)費(fèi)，而他由于某些原因身價(jià)上漲，今年可能要二十萬(wàn)，你按去年的造預(yù)算，將預(yù)算報(bào)給主辦方通過(guò)并批準(zhǔn)執(zhí)行，就會(huì)吃大虧，因?yàn)榛顒?dòng)主辦方已經(jīng)同意或指定了該演員，你所有的宣傳也出去了，活動(dòng)策劃公司，在這種情況下，不可能更換演員，也不可能找主辦方追加預(yù)算，作為承辦方這個(gè)多出來(lái)的十萬(wàn)元就必須由你自己出了。同樣的道理，該演員也有可能身價(jià)縮水，如果按原來(lái)的做預(yù)算，主辦方會(huì)認(rèn)為你很不專業(yè)，甚至?xí)虼藨岩赡愕纳虡I(yè)誠(chéng)信。
所以，在做預(yù)算的時(shí)候，重新詢價(jià)是必要的。
要保證一個(gè)高質(zhì)量的活動(dòng)項(xiàng)目的完成，活動(dòng)的成本計(jì)算應(yīng)大致符合實(shí)際需要。
作為一個(gè)專業(yè)的活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司，你的預(yù)算和支出，必須經(jīng)得起客戶的檢驗(yàn)，經(jīng)得起時(shí)間的檢驗(yàn)。當(dāng)一個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目有多家公司競(jìng)爭(zhēng)，或者客戶采取招標(biāo)方式的時(shí)候，除了你的策劃要有競(jìng)爭(zhēng)力，你的精準(zhǔn)的預(yù)算將是一個(gè)有力的武器。預(yù)算的競(jìng)爭(zhēng)力當(dāng)然體現(xiàn)在價(jià)格上，但盲目的降價(jià)或壓價(jià)，絕對(duì)是把雙刃劍，既降低了活動(dòng)的質(zhì)量達(dá)不到客戶想要的效果，也減少了活動(dòng)運(yùn)營(yíng)公司的利潤(rùn)，也會(huì)使團(tuán)隊(duì)的品牌受到傷害。
那么，如何讓預(yù)算具備競(jìng)爭(zhēng)力呢?
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