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上海最好的活動策劃公司 活動場地的選擇之三

2012-09-28 23:04:12

 

上海最好的活動策劃公司 活動場地的選擇之三

 

必須淸楚地了解在你的活動前該地點(diǎn)安排了什么別的活動。開始布置和裝飾會場的時(shí)間在合同上必須明確規(guī)定,而且要落實(shí)到書面上。比如,有一個(gè)絕妙的活動場所,它經(jīng)常被用于舉辦特別活動,也常有婚禮在那里舉行。你應(yīng)該知道,你的活動舉辦之前該場所有沒有別的什么安排,以確保有足夠的過渡時(shí)間。例如,你很可能發(fā)現(xiàn)就在你的活動開始布置工作之前還有一場婚禮排演活動。眾所周知,婚禮排演常常是不按時(shí)開始,也不按時(shí)結(jié)束的,這必然會造成時(shí)間上的拖延。你要提前注意到這種情況,并讓婚禮主辦方按時(shí)開始,這樣就 避免了產(chǎn)生誤解。他們必須提前知道遵守時(shí)間安排的重要性,知道你開始人場的確切時(shí)間,以免因時(shí)間關(guān)系而虎頭蛇尾。

 
記得10月份的一天,加勒比海的一個(gè)島上下著滂沱大雨(連奶牛都擠成一堆躲在公共汽車站臺里)我沿著海岸來回奔忙,為一次將于來年1月份舉辦的告別慶典活動尋找合適的地點(diǎn)。有時(shí)候雨水和泥漿都漫過膝蓋。
 
請注意:在餐館開門之前去拜訪一定要小心,我曾經(jīng)在一個(gè)餐館門口遇到兩條很厲害的看門狗。當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)向我推薦了很多地方,但沒有一個(gè)讓我感到滿意。我很清楚我想在活動那天晚上達(dá)到什么目的。我對這個(gè)小島有一種特殊的感情,它就像我的第二個(gè)家。在這里的度假和工作經(jīng)歷都給我留下了美好的記憶。我想讓客人參加完活動離開時(shí)已充分享受到了小島的美麗。
 
我所選的餐館正好適合舉辦這次活動。那是一個(gè)神奇的夜晚,我們?yōu)榭腿藴?zhǔn)備了當(dāng)晚專供他們使用的一排排白色豪華轎車,負(fù)責(zé)把他們從飯店接送到活動地點(diǎn)。然后客人們盡情地享用雞尾酒,觀賞著太陽漸漸消失在大海里,同時(shí)將金色、紅色和橙色的光線灑在波光粼粼的海面上的美麗景觀。所有的餐桌上都鋪著潔白的臺布,蠟燭閃著柔和的光,島上的一位出色的表演藝術(shù)家專門為客人們表演節(jié)目,客人們在星星閃爍的夜空下翩翩起舞。這真是一幅美麗怡人的畫面,是一場絶妙無比的告別活動。
 
為找到合適的活動場地并盡力使活動完美無缺,花費(fèi)時(shí)間和精力是值得的。如果你策劃的是在戶外舉行的活動,你應(yīng)該了解日落的時(shí)間,以便合理安排雞尾酒會的時(shí)間。觀看夕陽西下的壯觀景象不需要額外的支出。還要了解一下當(dāng)?shù)氐奶鞖鉅顩r,是不是正值雨季,而你卻計(jì)劃在戶外舉辦活動?
 
舉辦露天活動時(shí),必須為可能出現(xiàn)的天氣變化作相應(yīng)的準(zhǔn)備,尤其是在偏涼的氣候條件下。舉辦露天晚會還有一個(gè)必須注意的事情就是取暖設(shè)施。有幾次戶外慶典活動安排在懸崖邊上,遠(yuǎn)望南加利弗尼亞浩瀚的大海,獨(dú)立式的取暖器使客人們感覺很舒適。背景也很迷人,想象一下,客人聽著古典吉他樂曲銀色的月光在柔和的浪花上跳舞。這種奇妙的景致是無法在室內(nèi)會議廳里復(fù)制出來的。但是,這樣的景致盡管很美妙,卻不適合舉辦包含拍賣會的籌款活動,也不適合要求有良好視聽效果的舞臺演出或演講活動。重要的是會場要適合你的活動和你的客人們。
 
如果你策劃的是在國外舉辦的活動,要注意下列重要事項(xiàng):
 
機(jī)場過夜膳宿是否要納人你的預(yù)算中?
 
是否有直飛目的地的航班?
 
如果你的客人需更換航班,他們是否要在途經(jīng)城市的機(jī)場長時(shí)間等候
 
為到達(dá)目的地總共使用的時(shí)間與在目的地逗留的時(shí)間是否相宜?例如| 打算在夏威夷或“東方會展中心”舉行會議的北美各公司就應(yīng)考慮七天的逗留 時(shí)間,而非三天,除非所有的客人都來自于西海岸。因?yàn)槁眯斜旧砭托枰麅商鞎r(shí)間,另外還要加上倒時(shí)差的時(shí)間。
 
從機(jī)場到飯店需要多長時(shí)間?
 
飯店和目的地能滿足你所有的需要嗎?
 
你還需要做些什么調(diào)整,以便適應(yīng)時(shí)間變化和倒時(shí)差的需要?例如,客人剛到達(dá)時(shí)可能想在自己的房間里享用點(diǎn)小吃,還想有時(shí)間安頓下來適應(yīng)時(shí)間上的變化。歡迎活動最好是在第二天晚上舉行,而不是客人剛到就舉行。
 
 
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