會議活動慶典禮儀活動要注意的幾大要點
2013-01-11 18:02:59
就內(nèi)容而論，在商界所舉行的慶祝儀式大致可以分為四類：第一類，本單位成立周年慶典。通常，它都是逢五、逢十進行的。即在本單位成立五周年、十周年以及它們的倍數(shù)時進行。第二類，本單位榮獲某項榮譽的慶典。當單位本身榮獲了某項榮譽稱號、單位的“拳頭產(chǎn)品”在國內(nèi)外重大展評中獲獎之后，這類慶典基本上均會舉行。第三，本單位取得重大業(yè)績的慶典。例如干日無生產(chǎn)事故、生產(chǎn)某種產(chǎn)品的數(shù)量突破lo萬臺、經(jīng)銷某種商品的銷售額達到l億元等等，這些來之不易的成績，往往都是要慶祝的。第四類，本單位取得顯著發(fā)展的慶典。當本單位建立集團、確定新的合作伙伴、兼并其他單位、分公司或連鎖店不斷發(fā)展時，自然都值得慶祝一番。
就形式而論，商界各單位所舉行的各類慶祝儀式，都有一個最大的特色，那就是要務(wù)實而不務(wù)虛。若能由此而增強本單位全體員工的凝聚力與榮譽感，并且使社會各界對本單位重新認識、刮目相看，活動策劃，那么大張旗鼓地舉行慶典，多進行一些人、財、物的投入，任何理智、精明的商家，都會對此在所不惜。反之，若是對于宣傳本單位的新形象、增強本單位全體員工的自豪感無所作為，那么舉行一次慶典即使花不了幾個錢，也沒有必要好大喜功、非要去搞它不可。
對商界人士來講，組織慶典與參加慶典時，往往會各有多方面的不同要求。慶典的禮儀，即有關(guān)慶典的禮儀規(guī)范，就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項基本內(nèi)容所組成的。以下，對其分別予以介紹。
組織籌備一次慶典，如同進行生產(chǎn)和銷售一樣，先要對它作出一個總體的計劃。商務(wù)人員如果受命完成這一任務(wù)，需要記住兩大要點：其一，要體現(xiàn)出慶典的特色。其二，要安排好慶典的具體內(nèi)容。
毋庸多言，慶典既然是慶祝活動的一種形式，那么它就應當以慶祝為中心，把每一項具體活動都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場合、慶典進行過程中的某個具體場面，還是全體出席者的情緒、表現(xiàn)，都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨如此，慶典的宗旨——塑造本單位的形象，顯示本單位的實力，擴大本單位的影響，才能夠真正地得以貫徹落實。
慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色，應當在其具體內(nèi)容的安排上，得到全面的體現(xiàn)。
如果站在組織者的角度來考慮，慶典的內(nèi)容安排，至少要注意出席者的確定、來賓的接待、環(huán)境的布置以及慶典的程序等四大問題。
首先，應當精心確定好慶典的出席人員名單。慶典的出席者不應當濫竿充數(shù)，或是讓對方勉為其難。確定慶典的出席者名單時，始終應當以慶典的宗旨為指導思想。一般來說，慶典的出席者通常應包括如下人士：
一是上級領(lǐng)導。地方黨政領(lǐng)導、上級主管部門的領(lǐng)導，大都對單位的發(fā)展給予過關(guān)心、指導。邀請他們參加，主要是為了表示感激之心。
二是社會名流。根據(jù)公共關(guān)系學中的“名人效應”原理，社會各界的名人對于公眾最有吸引力，能夠請到他們，將有助于更好地提高本單位的知名度。
三是大眾傳媒。在現(xiàn)代社會中，報紙、雜志、電視、廣播等大眾媒介，被稱為僅次于立法、行政、司法三權(quán)的社會“第四權(quán)力”。邀請它們，并主動與它們合作，將有助于它們公正地介紹本單位的成就，進而有助于加深社會對本單位的了解和認同。
四是合作伙伴。在商務(wù)活動中，合作伙伴經(jīng)常是彼此同呼吸、共命運的。請他們來與自己一起分享成功的喜悅，是完全應該的，而且也是絕對必要的。
五是社區(qū)關(guān)系。它們是指那些與本單位共居于同一區(qū)域、對本單位具有種種制約作用的社會實體。例如，本單位周圍的居民委吊會、街道辦事處、醫(yī)院、學校、幼兒園、養(yǎng)老院、商店以及其他單位等等。請它們參加本單位的慶典，會使對方進一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位，或是給予本單位更多的方便。
六是單位員工。員工是本單位的主人，本單位每一項成就的取得，都離不開他們的兢兢業(yè)業(yè)和努力奮斗。所以在組織慶典時，是不容許將他們完全“置之度外”的。
以上人員的具體名單一旦確定，就應盡早發(fā)出邀請或通知。鑒于慶典的出席人員甚多，牽涉面極廣，故不到萬不得已，均不許將慶典取消、改期或延期。
其次，應當精心安排好來賓的接待工作。與一般的商務(wù)交往中來賓的接待相比，對出席慶祝儀式的來賓的接待，更應突出禮儀性的特點。不但應當熱心細致地照顧好全體來賓，而且還應當通過主方的接待工作，使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意，并且想方設(shè)法使每位來賓都能心情舒暢。
