如果活動計劃在社交旺季舉辦，你可以先試著投遞一份不含活動舉辦日期的邀請卡。如果活動在國外舉辦，則可以郵寄一張有活動舉辦地點圖片的明信片，上面寫上你期望著在那里與他們見面的話，并寫明活動日期和其他相關(guān)信息。另外一個方法是寄送一份趣味信件或邀請卡，例如在一個以刺激銷售為目的獎勵活動中，你可以在邀請信或邀請卡上畫上或印上一個雪鏟旁邊寫著一行文字“不要被遺忘在寒冷中”，要注意注明日期、時間等詳細信息。至于活動舉辦地點和著裝要求可以后來再通知。這種方法對于所有的特殊活動都有很好的效果，包括各種頒獎典禮。它會使人們對你的活動充滿“渴望”。
如果你在未寫明活動舉辦日期的邀請卡或信件中說明正式邀請信將在某個日期寄到的話，你就要保證一定做到。它體現(xiàn)的是你所代表公司的工作作風——信守承諾。試想一下，如果你收到邀請信的時間比承諾的晚了一個月，你會怎么想？肯定會覺得這家公司缺乏專業(yè)素質(zhì)。所以，當邀請信件上簽上你公司總經(jīng)理的名字發(fā)出后，你一定要履行上面的承諾。
在對方收到邀請信并回復(fù)后，活動的安全通行證（社會名流參加活動的看得到的身份證）或者門票要及時寄出，以便客人有足夠的時間收取。在ー些活動中，客人必須出示安全通行證、邀請信或者門票才能獲許進入，雖然前臺也有一份正式的客人名單，但是這樣做可以減少擁堵，減少客人排隊等候的時間。
為了獲得餐飲上的保證，根據(jù)準確的人數(shù)來調(diào)整預(yù)算，你必須要求客人在某個日期之前做出回復(fù)，還要安排職員打跟進電話以確認出席情況。打跟進電話同時還是一個確認是否存在姓名或地址變動的好時機。
在安排印刷數(shù)量時，要保證每對夫婦一份請柬、每位客人―份座位卡和一份菜單：實際印刷量要稍多于預(yù)計數(shù)量，并且要留出足夠的印刷時間。出于某些原因，印刷商一般都要求四周的時間。當然，你必須先了解清楚 他們是否有能力準時地、保質(zhì)保量地完成任務(wù)。你需要準時地給他們送去照相原版，并保證公司標志所用顏色準確無誤。要先把信封印制出來，這樣就可以開始寫地址了。如果預(yù)算允許的話，則可以聘請一位書法家來寫，人們一般會首先打開手寫的請柬，它們給人的印象較之那些印在標簽或信封上的邀請要深刻得多。
不管是你親自寄出這些信件，還是交給郵局，別忘了寄給自己一份，以便檢測是否會出現(xiàn)問題。收到邀請信后査看一下實際寄出時間。如果你把郵寄事務(wù)交給郵局處理，并明確了確切的郵寄時間，那么一旦出了問題，郵寄給自 己的這封就是有力的證據(jù)。如果你的信件沒有按時收到，那就要開始給客人打電話，看看他們是否已經(jīng)收到了邀請信。郵遞過程中可能會出一些問題， 或者這些信件還在某個人的辦公桌上未被寄出。要是客人在活動舉辦的前 幾天才收到邀請信，那么會給他們造成一定的困難，很可能因無法改變既定的計劃而無法出席。另外，還會造成更壞的結(jié)果，這些客人會認為自己是被排在名單上的，是最后的替補隊員，而同時，估計你這個
活動策劃者的飯碗也保不住了。
了解一下一類郵件的投遞安排表。地區(qū)寄送信件需要的最短和最長時間分別是多少？注意，日程表上的時間可能會發(fā)生改變。另外
,一年中不同的時間也會對郵寄產(chǎn)生影響，如假期中寄送的邀請信很可能會發(fā)生延誤。因此，在開始做活動策劃時就要去當?shù)剜]局確認一下。如果需要，則應(yīng)同時檢査國際郵件遞送安排表。
了解一下一類郵件的郵資。國際郵件的郵費與地方的有很大不同。確保國際郵件與地方郵件分開投遞,并按正確郵資收費。超大的和不規(guī)則形狀的 信件需要支付額外的費用。最好先帶一個樣本過去，看看是否超出標準大小和重量。
了解一下三類郵件的投遞安排表。最短和最長的郵寄時間分別是多少？郵費又是多少？
如果需要，不僅要核對地方郵件，還需核對國際郵件投遞安排表。如舉打算采用三類郵件投遞方式，就要根據(jù)投遞線路情況做出相應(yīng)的時間調(diào)整。通常，寄送的郵件達到一定的數(shù)量才可以享用此項服務(wù)。同樣，國際郵件、超大郵件和形狀不規(guī)則的郵件需要支付額外的郵費。最好是帶個樣本過去，以確保邀請信沒有超出標準的大小和重量。
